Menjaga Warisan Budaya Dan Mempertahankan Informasi Untuk Generasi Kedepan, DPK Provinsi Banten Digitalisasi Media Arsip.
SERANG - Sebagai bentuk menjaga warisan budaya dan mempertahankan informasi untuk generasi ke depan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Banten melakukan digitalisasi media arsip.
Adapun alih media arsip merupakan kegiatan yang digunakan untuk mengubah format arsip dan dokumen, dari bentuk fisik menjadi digital. DPK Banten mengalihkan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip.
Kepala DPK Banten, Usman Asshiddiqi Qohara mengatakan, alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
"Oleh karena itu, alih media arsip dapat dikategorikan sebagai salah satu bentuk preservasi preventif, karena tujuannya untuk mencegah kerusakan dan juga hilangnya arsip fisik," katanya, Kamis 24 April 2025.
"Alih media arsip (khususnya untuk arsip statis) sangatlah perlu dilakukan oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan, mengingat tingkat usia atau lama masa simpan arsip statis yang berbeda-beda, informasi yang terkandung di dalamnya, serta fisik setiap arsip pun berbeda-beda," ucap Usman.
Menurutnya, demi menjaga ketahanan fisik dan juga keutuhan informasi yang terkandung di dalamnya, maka alih media arsip dapat menjadi salah satu solusi yang tepat demi menjaga kelestarian arsip statis tersebut.
"Pelaksanaan alih media merujuk pada standar yang dijelaskan pada pedoman arsip digital dan instruksi alih media arsip. Untuk arsip-arsip yang bernilai guna tinggi karena mengandung informasi yang sangat diperlukan oleh pencipta arsip seharusnya dapat dilestarikan, dan apabila kandungan/konten informasinya memiliki nilai guna diluar pencipta arsip, maka wajib untuk dilestarikan," jelasnya.
Dalam rangka menjamin pelestarian arsip yang memiliki nilai guna tinggi tersebut, maka dapat dilakukan dengan cara alih media arsip.
Lanjut Usman, alih media arsip dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
"Alih media dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan unit kearsipan. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi," ujar Usman.
Kondisi arsip antara lain, dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik atau arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru atau informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
Informasi yang berdasarkan peraturan perundang-undangan tentang keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta dan arsip yang ber keterangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Adapun, tujuan utama dilakukan alih media adalah agar pelestarian arsip terjamin autentisitas, disamping itu tujuan lainnya adalah memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
Kemudian menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, dan lain-lain, informasi dapat disimpan dengan lebih efisien, aman, dan mudah diakses serta memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip ini aktif yang bernilai berkelanjutan ke tempat yang lebih baik. (ADV)